Manual de Usuario VoiZend

1. Acceso al sistema

El sistema VoiZend permite gestionar campañas masivas de voz (IVR, TTS y validación de números).

1. Abra su navegador (Chrome, Firefox o Edge recomendado).
2. Ingrese la URL del sistema.
3. Escriba su Usuario y Contraseña.
4. Haga clic en Ingresar.

2. Menú principal

Al ingresar verá un menú lateral con tres secciones:

3. Tipos de campaña (Mode)

Al configurar una campaña debe elegir el Mode (tipo). Los más usados son:

4. Crear una campaña nueva

1. Vaya a Campaigns.
2. Haga clic en el botón azul + Nuevo (parte superior).
3. Seleccione el Usuario (si es administrador) o se asignará automáticamente.
4. Escriba un Nombre descriptivo para la campaña (ej: Promo Julio 2026).
5. Haga clic en Submit.

La campaña aparecerá en la tabla con un ID (número). Ese ID identifica su campaña en todo el sistema.

5. Formato de la base de datos (Excel)

La base de contactos se sube en formato Excel (.xlsx). Use siempre la plantilla oficial del sistema.

5.1 Descargar la plantilla

En la ventana de configuración de campaña encontrará el enlace:

• Descargar BD Subida o Descargar BD Ejemplo

También puede descargarla directamente desde: voiZendFile.xlsx

5.2 Columnas obligatorias

La primera fila debe contener exactamente estos encabezados:

doc | tel | var1 | var2 | var3 | var4 | var5

5.3 Formato del teléfono — REGLA MÁS IMPORTANTE

5.4 Ejemplo de archivo correcto

doc       | tel        | var1          | var2           | var3        | var4 | var5
7961414   | 961663350  | Juan Carlos   | 30 descuento   | San Miguel  |      |
7962254   | 999653288  | Maria Lopez   | 20 descuento   | Miraflores  |      |

5.5 Reglas adicionales del archivo

• Formato: solo .xlsx (Excel 2007 o superior). No use .xls, .csv ni .txt.
• La primera fila debe ser la fila de encabezados (doc|tel|var1...).
• No deje filas vacías entre los datos.
• Evite caracteres especiales raros; el sistema normaliza tildes y la ñ automáticamente.
• No use comillas ni signos & en las variables de texto.
• Un contacto por fila.

6. Subir la base de datos

1. En la tabla de campañas, haga clic en el icono de configuración (⚙) de su campaña.
2. Se abrirá la ventana "Confi. de Campaña N°: XXX".
3. Verifique que el Mode (IVR, TTS o VAL) sea el correcto.
4. En la fila de archivo, haga clic en Seleccionar archivo y elija su Excel (.xlsx).
5. Complete el resto de campos según el tipo de campaña (audio, mensaje TTS, etc.).
6. Haga clic en Submit (abajo a la derecha).

7. Campaña IVR — Subir audio

Para campañas de tipo Voz Estática (IVR), debe subir un archivo de audio con su mensaje grabado.

7.1 Formatos aceptados

7.2 Recomendaciones de audio

• Audio claro, sin ruido de fondo.
• Voz pausada y entendible.
• Duración razonable (30 segundos a 2 minutos según el mensaje).
• Si graba desde WhatsApp o celular, expórtelo como WAV o MP3 antes de subir.

7.3 Cómo subir el audio

1. Abra la configuración de la campaña (icono ⚙).
2. Asegúrese de que Mode = Voz Estática (IVR).
3. En la fila IVR, haga clic en Seleccionar archivo.
4. Elija su archivo .wav, .mp3 o .gsm.
5. Haga clic en Submit.

El sistema convierte automáticamente el audio al formato telefónico. Cuando esté listo, el icono de la campaña cambiará de "configurar audio" a "play" (listo para lanzar).

8. Campaña TTS — Mensaje de voz dinámico

En campañas Voz Dinámica (TTS) el sistema genera el audio automáticamente leyendo un texto que usted escribe.

8.1 Escribir el mensaje

1. Mode = Voz Dinámica (TTS).
2. En el campo TTS, escriba su mensaje.
3. Use los botones {var1} {var2} {var3} etc. para insertar variables de la base.
4. Seleccione la Voice (voz) deseada.
5. Submit.

8.2 Ejemplo de mensaje TTS

Hola {var1} somos FAJU y tenemos una oferta {var2} para el distrito de {var3}. Si esta interesado marque 1, caso contrario marque 9. Gracias.

Para el contacto con var1=Juan Carlos, var2=30 descuento, var3=San Miguel, escuchará:

"Hola Juan Carlos somos FAJU y tenemos una oferta 30 descuento para el distrito de San Miguel..."

8.3 Voces disponibles

Seleccione la voz en el campo Voice:

8.4 Límite de caracteres

El mensaje TTS tiene un límite de aproximadamente 160 caracteres. Debajo del cuadro de texto verá un contador: "Vas usando X caracteres". Mensajes más largos pueden tardar más en generarse.

9. Campaña VAL — Validación de números

El modo VAL (Transcribe Valida) NO reproduce un mensaje comercial. Solo llama al número y detecta su estado:

10. Opciones de configuración

Play (detección AMD) — ¿Qué elegir?

11. Probar antes de lanzar

Siempre pruebe su campaña antes de lanzarla completa. En la ventana de configuración encontrará la sección Probar:

11.1 Escuchar voz (solo TTS)

1. Configure el mensaje TTS y seleccione la voz.
2. Haga clic en Escuchar voz.
3. El sistema tomará el primer registro de su base, reemplazará las variables y generará el audio.
4. Aparecerá un reproductor de audio en pantalla. Escúchelo para verificar que suena bien.

11.2 Probar llamada

1. Escriba un número de prueba de 9 dígitos (sin 51). Ej: 940017897
2. Haga clic en Probar llamada.
3. Su teléfono sonará en unos segundos.
4. Conteste y verifique que el audio/mensaje se escucha correctamente.
5. Si tiene retorno DTMF activo, marque 1 para probar la transferencia.

12. Lanzar una campaña

Antes de lanzar, verifique que:

• ✅ La base está cargada (barra muestra total > 0).
• ✅ El audio está subido (IVR) o el mensaje TTS configurado.
• ✅ Hizo una prueba de llamada satisfactoria.
• ✅ Está en horario permitido.

1. En la tabla de campañas, localice su campaña.
2. Haga clic en el icono ▶ Play (primera columna).
3. Se abrirá una ventana: "Launch Campaign XXX — Ready?"
4. Haga clic en Submit para confirmar.

La barra de progreso comenzará a avanzar. El icono cambiará a ■ Stop mientras la campaña esté activa.

13. Detener una campaña

1. Localice la campaña en ejecución (icono ■ Stop rojo).
2. Haga clic en el icono Stop.
3. Confirme con Submit en la ventana "Stop Campaign".

La campaña se detendrá. Los contactos ya procesados conservan su estado; los pendientes quedan sin llamar.

14. Programar una campaña

Puede programar inicio y fin automático:

1. Haga clic en el icono de calendario/programación (columna Prog).
2. Active el checkbox Program.
3. Configure Start (fecha y hora de inicio).
4. Configure End (fecha y hora de fin).
5. Submit.

La campaña se lanzará automáticamente en la fecha/hora de inicio y se detendrá al llegar al fin.

15. Reportes y avance

15.1 Avance en tiempo real (desde Campaigns)

• Barra de progreso: Muestra % avanzado y contactos procesados (ej: 45.2% — 6,632 / 14,658).
• Clic en la barra: Abre el detalle con totales por estado (Contesto, Solo Timbro, Fallados, Máquinas, En Curso, Pendiente).

15.2 Reportes detallados (menú Reports)

1. Vaya a Reports en el menú lateral.
2. Seleccione la campaña, rango de fechas y filtros.
3. Consulte los resultados por contacto.
4. Descargue el reporte si necesita un archivo.

15.3 Significado de estados en reportes

16. Iconos de la tabla de campañas

17. Casuísticas — Problemas frecuentes y soluciones

❌ "Base File Invalid" al subir Excel

Causa: El archivo no es .xlsx o está corrupto.

Solución:

• Descargue la plantilla voiZendFile.xlsx del sistema.
• Copie sus datos a esa plantilla (no cambie los encabezados).
• Guarde como "Libro de Excel (.xlsx)".
• No use Google Sheets exportado como CSV renombrado a .xlsx.

❌ La base muestra 0 / 0 contactos

Causa: Formato incorrecto o teléfonos inválidos.

Solución:

• Verifique que la columna tel tenga números de 9 dígitos empezando en 9.
• Quitar el 51 de todos los teléfonos.
• Verifique que la primera fila tenga los encabezados correctos.
• Vuelva a subir el archivo y haga Submit.

❌ "Quita el 51" — Error de formato telefónico

❌ La campaña no lanza (icono de config data o config audio)

Causa: Falta un requisito previo.

• Icono "Config Data" → Falta subir la base Excel.
• Icono "Config Audio" → Falta subir el audio IVR.
• Icono "Config Mode" → Falta seleccionar el Mode (IVR/TTS/VAL).

❌ La llamada de prueba no llega

• Verifique que está en horario permitido (8am–8pm aprox.).
• El número de prueba debe ser de 9 dígitos sin 51.
• Espere 10–15 segundos después de "Probar llamada".
• Verifique que tiene señal en su celular.

❌ El audio IVR no se escucha / suena mal

• Suba el audio en formato WAV (mejor calidad).
• Evite audios grabados con mucho ruido.
• Después de subir, haga una Probar llamada para verificar.

❌ La voz TTS suena robótica o muy rápida

• Use voces Edge (Camila PE o Alex PE) — suenan más naturales.
• Acorte el mensaje (máx. ~160 caracteres).
• Use "Escuchar voz" para previsualizar antes de lanzar.
• Evite abreviaturas y caracteres especiales en el texto.

❌ Marqué 1 pero no transfirió al retorno

• Verifique que Retorno Dtmf está activado (checkbox).
• El Tfno Retorno debe ser 9 dígitos sin 51 (ej: 970615394).
• Marque el dígito durante o justo después del mensaje (tiene ~15 segundos).

❌ Campaña VAL clasifica mal los números

• VAL no reproduce mensaje — solo detecta estado.
• "Solo Timbro" = el teléfono existe y timbra (número activo).
• "Fallado" = número apagado o inválido.
• Para mejores resultados, lance VAL en horario diurno.

❌ Subí la base pero las variables {var1} no se reemplazan

• Verifique que las columnas var1, var2, var3 tienen datos en el Excel.
• Los encabezados deben ser exactamente var1, var2 (minúsculas).
• En el mensaje TTS use {var1} con llaves.

18. Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar la base después de subirla?

Sí. Vuelva a la configuración (⚙), seleccione un nuevo archivo Excel y Submit. La base anterior se reemplaza.

¿Puedo cambiar el audio después de lanzar?

Debe detener la campaña primero, luego subir el nuevo audio en configuración y relanzar.

¿Cuántas llamadas simultáneas puedo usar?

Configure en Chans (10, 20, 30...). Más canales = más velocidad. Consulte con soporte el límite de su plan.

¿Puedo lanzar dos campañas a la vez?

Sí, si su plan lo permite. Cada campaña se gestiona independientemente.

¿Cómo sé cuántos contactos me quedan por llamar?

En la barra de progreso: Enviado / Total. O haga clic en la barra para ver "Pendiente".

¿Qué hago si necesito ayuda?

Contacte a soporte técnico con: su usuario, ID de campaña, captura de pantalla del error y descripción del problema.

Resumen — Flujo rápido paso a paso

  1. Ingresar al sistema (usuario + contraseña)
  2. Campaigns → + Nuevo → Nombre → Submit
  3. ⚙ Configurar:
     a. Descargar plantilla Excel (voiZendFile.xlsx)
     b. Llenar datos (tel = 9 dígitos SIN 51)
     c. Subir Excel (.xlsx)
     d. Si IVR: subir audio (.wav/.mp3)
        Si TTS: escribir mensaje + elegir voz + Escuchar voz
     e. Submit
  4. Probar llamada a su celular (9 dígitos)
  5. ▶ Play → Submit → Campaña lanzada
  6. Monitorear barra de progreso
  7. ■ Stop si necesita detener
  8. Reports → Consultar resultados